在現行的電郵機制下, 充斥著大量的病毒郵件和垃圾郵件(含廣告郵件),垃圾郵件每天都浪費著閣下大量的時間進行下載和過濾,造成資源浪費。而病毒郵件更可能導致資料丟失,電腦被駭客佔用或被強制安裝間諜軟件,對閣下的網路安全構成重大威脅。 現時,很多網頁寄存公司向客戶提供電郵服務時,都會為客戶提供 Anti Spam 和 Anti Virus 服務,保證閣下電郵系統的正常運作。

除了使用供應商所提供的服務外,用戶的個人習慣亦可減少收到不想要的垃圾或病毒電郵: Spam 的目標地址主要有兩種來源:第一是通過購買或用軟件收集大量的電郵地址,第二就是通過大量組合字母或姓名欄位(窮舉法),例如A, AB, ABC, ABCD, B, BA, BAB, BABC, BABCD, C,…… ,而電子郵件地址的構成格式一般如下: name@domainname.com ,所以,只要有技巧地建立郵件位址便可大大減低垃圾郵件和病毒郵件的滋擾,例如may@domainname.com 一定比 maychan@domainname.com 或may.chan@domainname.com 收到垃圾和病毒郵件的機率要大得多。 作為一間公司,特別是大型企業,郵件格式的設置相當重要,不但要讓全公司電郵格式統一,也希望各電郵位址能減低收到垃圾電郵的可能性,以下是設置電郵地址的一些技巧: 避免單純使用name@domin的搭配,特別是一些常用的英文名字,英文名字@domain是病毒郵件發送中搭配率最高的組合; 建議的郵件地址格式如下:firstname.lastname@domain, 因為在窮舉法中,符號是最後才被組合的字元,在郵件地址中加入符號,可以有效地減低垃圾/病毒郵件數量; 符號中儘量減少對橫線(包括"_"及"-")的使用,在名片印刷或手寫郵件位址時"-"和"_"兩個符號很容易使發件人產生疑惑,從而增加不必要的麻煩。

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